Удержанные из заработной платы работника денежные средства в связи с тем, что он не предоставил авансовый отчет по подотчетным суммам, не облагаются страховыми взносами. Если же работодатель принимает решение не удерживать такие суммы, то эти денежные средства рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами. Компания вправе пересчитать базу для начисления страховых взносов, когда работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, если она уже обложила страховыми взносами рассматриваемые выплаты.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работник своевременно не представил авансовый отчет, признаются его задолженностью перед компанией. Эти суммы могут быть удержаны из заработной платы работника (ст.137 ТК РФ). Работодатель вправе произвести удержание из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом такая мера правомерна при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержанных сумм. Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Такие разъяснения по вопросам обложения выплат работникам страховыми взносами ФСС РФ отразил в приложении к письму от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250.